College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden

Bestuursreglement werkwijze Ctgb

Hieronder treft u het bestuursreglement voor de werkwijze van het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden.

Het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden,
Gelet op artikel 8, eerste lid, sub a, van de Wet gewasbeschermingsmiddelen en biociden (Stb. 2007,125);

Besluit:

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen
Artikel 1
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. de wet: Wet toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden (Stb. 2007,125);
b. College: het in artikel 3 van de wet bedoelde College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden;
c. secretariaat: het in artikel 7 van de wet bedoelde secretariaat van het College;
d. voorzitter: voorzitter van het College;
e. secretaris: de in artikel 7 van de wet bedoelde secretaris van het College tevens directeur van het secretariaat;
f. Onze Minister: de in artikel 1, van de wet bedoelde Minister.

Hoofdstuk 2 Vergadering
Artikel 2
Het College vergadert ten kantore van het College te Ede, tenzij de voorzitter een andere plaats aanwijst.

Artikel 3
1. De vergaderingen van het College vinden plaats volgens een jaarlijks vergaderrooster dat uiterlijk in de laatste Collegevergadering van het voorafgaande jaar wordt vastgesteld.
2. De voorzitter belegt, indien en zo dikwijls hij dit nodig oordeelt of twee leden hem dit met redenen omkleed verzoeken, een extra vergadering.

Artikel 4

1. De vergaderingen worden namens de voorzitter door de secretaris schriftelijk bijeengeroepen, met inachtneming van een termijn van ten minste zes werkdagen, de dag van de bijeenroeping en die van de vergadering niet meegerekend. In spoedeisende gevallen kan deze termijn worden teruggebracht tot twee werkdagen.
2. De bijeenroeping van de vergadering gaat vergezeld van de agenda en de bijbehorende vergaderstukken. Vergaderstukken kunnen worden nagezonden.

Artikel 5
Om aan de beraadslagingen en de besluitvorming te kunnen deelnemen dient ieder lid op de presentielijst zijn handtekening te hebben geplaatst.

Artikel 6
De voorzitter kan één of meerdere personen niet-zijnde leden van het College uitnodigen om een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen en aan de beraadslagingen deel te nemen.
 
Artikel 7
1. De secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van de besluitvorming en de beraadslagingen ter vergadering.
2. In het verslag wordt de besluitvorming van het College vastgelegd. Standpunten van individuele leden worden niet in het verslag opgenomen.
3. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld en in de daaropvolgende vergadering ondertekend door de voorzitter en de secretaris.
4. De secretaris kan zich laten bijstaan door medewerkers van het secretariaat.
 
Artikel 8
1. Van verhindering een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen geeft het betreffende lid tijdig kennis aan de secretaris.
2. Indien een lid verhinderd is nodigt de secretaris ter vervanging van het verhinderde lid namens de voorzitter een plaatsvervangend lid uit.
3. Plaatsvervanging geschiedt bij toerbeurt, tenzij er bijzondere omstandigheden
zijn om hier van af te wijken.
4. De plaatsvervangende leden ontvangen de agenda en de vergaderstukken en zijn gerechtigd de vergaderingen bij te wonen.
 
Artikel 9
1. De vergaderingen van het College zijn besloten.
2. De vastgestelde en ondertekende vergaderverslagen en de agendastukken, zoals deze zijn aangepast naar aanleiding van de besluitvorming van het College, zijn openbaar voor zover de in deze verslagen en stukken bevatte informatie voor wat betreft gewasbeschermingsmiddelen op grond van artikel 43, tweede, derde en vierde lid, van de wet en voor wat betreft biociden op grond van artikel 70, tweede, derde en vierde lid, van de wet, niet vertrouwelijk worden behandeld.

Hoofdstuk 3 Besluitvorming
Artikel 10
Onverminderd het bepaalde in artikel 33 dienen voor het nemen van besluiten naast de voorzitter of plaatsvervangend voorzitter ten minste drie leden aanwezig te zijn.

Artikel 11

1. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen.
2. Stemming geschiedt mondeling, tenzij één der leden bij een stemming over personen een schriftelijke stemming verlangt.
3. Niet-hoofdelijke stemming is toegestaan, indien geen der aanwezige leden zich daartegen verzet.
4. Bij het staken der stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.
5. De in artikel 8, vierde lid, bedoelde personen hebben geen stemrecht tenzij zij een lid vervangen.

Artikel 12

Over onderwerpen, die niet vooraf zijn geagendeerd, kunnen slechts besluiten worden genomen indien geen der leden zich hiertegen verzet.

Artikel 13
1. In spoedeisende gevallen kunnen besluiten buiten de vergadering worden genomen door raadpleging van de leden van het College.
2. De secretaris formuleert in overleg met de voorzitter het voorstel waarover raadpleging geschiedt.
3. Het voorstel is aangenomen indien de meerderheid der leden van het College zich ervoor uitspreekt.
4. De uitkomst van de besluitvorming wordt opgenomen in de agenda van de eerstvolgende vergadering en in het verslag van deze vergadering vastgelegd.

Hoofdstuk 4 Taakverdeling binnen het College

Artikel 14
1. Het College wijst uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter aan.
2. De plaatsvervangend voorzitter als bedoeld in lid 1 heeft bij verhindering van de voorzitter dezelfde taak als de voorzitter.
 
Artikel 15
1. Het College verdeelt, voor zover dat nodig wordt geoordeeld, taken onder de leden van het College of maakt anderszins afspraken over het uitvoeren van met de besluitvorming van het College samenhangende werkzaamheden.
2. Leden en plaatsvervangend leden verrichten binnen de grenzen van de terzake gemaakte afspraken op verzoek van de voorzitter of de secretaris de werkzaamheden als in het vorige lid bedoeld.
 
Artikel 16
1. De voorzitter en de secretaris stellen de agenda van de vergaderingen van het College vast.
2. De leden van het College kunnen onderwerpen voor agendering bij de secretaris aanmelden.

Hoofdstuk 5 Taakverdeling College en secretaris
Artikel 17
1. De secretaris draagt zorg voor de voorbereiding en afhandeling van de besluitvorming van het College.
2. De secretaris draagt zorg voor de voorbereiding en de verslaglegging van de vergaderingen van het College.
3. De secretaris draagt zorg voor het beheer van de personele en financiële middelen van het College en zijn secretariaat.
4. De secretaris oefent namens het College de bevoegdheden uit die het College in artikel 27 aan hem heeft gemandateerd.
 
Artikel 18
De secretaris legt verantwoording af aan het College over de wijze waarop hij uitvoering heeft gegeven aan het bepaalde in artikel 17.
 
Artikel 19
Het College oefent met inachtneming van het bij of krachtens de wet bepaalde toezicht uit op de taakuitvoering van de secretaris.
 
Hoofdstuk 6 Regeling werkzaamheden secretaris
Artikel 20
1. De secretaris draagt zorg voor zijn plaatsvervanging.
2. De wijze waarop de secretaris voorziet in zijn plaatsvervanging behoeft de goedkeuring van het College.
 
Artikel 21
1. De secretaris draagt zorg voor de totstandkoming en het beheer van een handleiding waarin de wijze waarop het College uitvoering geeft aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving is vastgelegd.
2. De secretaris draagt zorg voor de totstandkoming en het beheer van een handboek, waarin de administratieve procedures voor de besluitvorming van het College zijn vastgelegd. Daarbij wordt aandacht geschonken aan maatregelen ter waarborging van de kwaliteit van deze besluitvorming.

Artikel 22
De secretaris biedt jaarlijks aan het College een ontwerp van de begroting alsmede een ontwerp van het werkplan voor het volgende kalenderjaar aan op een zodanig tijdstip dat toezending aan Onze Minister daarvan, na vaststelling door het College, kan geschieden vóór 1 oktober. Na goedkeuring door het College draagt de secretaris zorg voor de afhandeling van de verdere procedure ter zake.
 
Artikel 23
De secretaris biedt jaarlijks aan het College een ontwerp van het jaarverslag alsmede een ontwerp van de jaarrekening over het afgelopen kalenderjaar aan op een zodanig tijdstip dat aanbieding aan Onze Minister en beschikbaarstelling na vaststelling door het College kan geschieden vóór 1 april. Na goedkeuring door het College draagt de secretaris zorg voor de afhandeling van de verdere procedure ter zake.
 
Artikel 24
De secretaris draagt zorg voor het opstellen van kwartaalrapportages binnen een maand nadat het kwartaal
is verstreken. De kwartaalrapportages worden opgesteld ten behoeve van de interne en externe beheersmatige en beleidsmatige aansturing en het tweedelijns toezicht.
 
Hoofdstuk 7 Mandatering, volmacht, machtiging en vertegenwoordiging
Artikel 25
1. De voorzitter is bevoegd om namens het College besluiten te nemen omtrent het afwijzen van een aanvraag, het toelaten van een gewasbeschermingsmiddel of een biocide, het wijzigen, verlengen of beëindigen van de toelating van een gewasbeschermingsmiddel of biocide en het stellen van aanvullende vragen aan aanvragers voor zover deze besluiten naar hun inhoud en de te volgen procedure direct voortvloeien uit door het College reeds eerder genomen besluiten.
2. Onder de in het eerste lid bedoelde besluiten zijn niet begrepen beslissingen op bezwaarschriften, voor zover afgeweken wordt van het advies van de adviescommissie voor de bezwaarschriften van het Ctgb.
 
Artikel 26
1. De secretaris is bevoegd om namens het College de besluiten te nemen inzake de in bijlage 1 bij dit reglement opgenomen aangelegenheden, tenzij de besluiten naar hun inhoud of naar de te volgen procedure
een behandeling door het College vereisen.
2. De secretaris kan waar dit om redenen van doelmatigheid is gewenst medewerkers van het secretariaat de bevoegdheid geven om namens hem de in het eerste lid bedoelde besluiten te nemen.
3. Het verlenen van een ondermandaat als bedoeld in het tweede lid behoeft de goedkeuring van het College.
4. Onder de in het eerste lid bedoelde besluiten zijn niet begrepen beslissingen op bezwaarschriften.
 
Artikel 27
1. De besluiten van het College worden, voor zover zij niet zijn gemandateerd aan de voorzitter of de secretaris, ondertekend door de voorzitter.
2. In afwijking van het eerste lid, kan het College de tekeningsbevoegdheid voor nader te duiden besluiten toekennen aan de plaatsvervangend voorzitter of een lid.
3. De besluiten van het College, die aan de voorzitter zijn gemandateerd, worden door de voorzitter namens het College ondertekend.
4. De besluiten van het College, die aan de secretaris zijn gemandateerd, worden door de secretaris namens het College ondertekend.
5. Voor zover op voet van artikel 30, tweede lid, de secretaris aan een medewerker van het secretariaat ondermandaat heeft verleend, worden de betreffende besluiten door deze medewerker ondertekend namens de secretaris namens het College.

Artikel 28
1. De secretaris is gevolmachtigd tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, voor zover de financiële verplichtingen die daarmee zijn gemoeid binnen de door het College goedgekeurde begroting vallen.
2. Voor het verrichten van overige privaatrechtelijke rechtshandelingen behoeft de secretaris toestemming van het College.
 
Artikel 29
1. De secretaris is gemachtigd tot het verrichten van handelingen voor zover de inhoud daarvan binnen de grenzen van de normale bedrijfsvoering en het gangbare beleid van het College valt.
2. De secretaris kan een medewerker van het secretariaat machtigen tot het verrichten van handelingen als bedoeld in het eerste lid.
3. Indien naar het oordeel van de secretaris er geen sprake is van een kwestie die valt binnen de grenzen van de normale bedrijfsvoering en het gangbare beleid, dan treedt de secretaris in overleg met de voorzitter.
 
Artikel 30
1. De voorzitter en de secretaris zijn ieder afzonderlijk en tezamen gerechtigd het College in en buiten rechte te vertegenwoordigen.
2. De secretaris kan medewerkers van het secretariaat aanwijzen die gerechtigd zijn het College te vertegenwoordigen in gerechtelijke procedures.
 
Hoofdstuk 8 Overige bepalingen
Artikel 31
1. Belanghebbende maatschappelijke organisaties worden geïnformeerd over de voor hen van belang zijnde
voorstellen voor werkwijzen en procedures en in de gelegenheid gesteld hun zienswijzen daarover naar voren te brengen.
2. Bij de besluitvorming over in het eerste lid genoemde voorstellen wordt rekening gehouden met de door belanghebbende maatschappelijke organisaties ingebrachte zienswijzen.
3. De secretaris draagt zorg voor een adequate toepassing van de in het eerste lid bedoelde voorzieningen.
 
Artikel 32
Met het oog op het voldoen aan de regelgeving inzake de behandeling van vertrouwelijke gegevens en met
het oog op het waarborgen van de onafhankelijke positie van de leden van het College ondertekenen de
leden een verklaring inzake geheimhouding en onafhankelijkheid.
 
Artikel 33
1. Wijziging van dit reglement kan slechts geschieden indien het College voltallig is.
2. Een besluit tot wijziging is aangenomen indien tenminste vier leden voor de wijziging hebben gestemd.
3. Wijziging van het reglement kan niet geschieden door middel van de in artikel 13 bedoelde raadpleging.
4. Wijziging van dit reglement behoeft de instemming van Onze Minister.
 
Hoofdstuk 9 Slotbepalingen
Artikel 34
In geschillen over de uitleg van dit reglement, beslist de voorzitter.

Artikel 35

1. Dit besluit treedt, na goedkeuring door Onze Minister, in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin dit besluit wordt geplaatst.
2. Het besluit Reglement voor de werkwijze van het College voor de toelating van bestrijdingsmiddelen wordt ingetrokken.

Artikel 36
Dit besluit wordt aangehaald als:
Besluit Reglement werkwijze van het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden.
Vastgesteld in de vergadering van het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden op 8 augustus 2007 (C-185).

Het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden,
de voorzitter,
D.K.J. Tommel.


Dit besluit is goedgekeurd bij besluit van de Minister van Landbouw,
Natuur en Voedselkwaliteit, in overeenstemming met de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke
Ordening en Milieubeheer, van 8 november 2007, nummer TRCJ/2007/3512.

Bijlage 1
Bijlage als bedoeld in artikel 26 van het reglement Werkwijze College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden

1. Het in behandeling nemen van een aanvraag.
2. Het niet in behandeling nemen van een aanvraag.
3. Het verder in behandeling nemen van een aanvraag na het overleggen van aanvullende gegevens.
4. Het buiten behandeling stellen van een aanvraag wegens niet (tijdig) overleggen van aanvullende gegevens.
5. Het verlenen van een afgeleide toelating als bedoeld in de artikelen 32 en 52 van de Wet.
6. Het verlenen van een parallelle toelating als bedoeld in de artikelen 33 en 53 van de Wet.
7. Het verlenen van een proefontheffing voor proefdoeleinden als bedoeld in de artikelen 37 en 64 van de Wet.
8. Het doorvoeren van een nietwezenlijke wijziging van de samenstelling van een toegelaten bestrijdingsmiddel.
9. De wijziging van de naam van een toegelaten bestrijdingsmiddel.
10. Het wijzigen van de tenaamstelling van een aanvraag of toelating.
11. Het al dan niet op verzoek van de toelatinghouder doorvoeren van redactionele aanpassingen van gebruiksvoorschriften.
12. Het op verzoek van een toelatinghouder intrekken van een toelating als bedoeld in de artikelen 41, eerste lid en 68, eerste lid van de Wet .
13. Het besluiten over openbaarmaking van de bij het College aanwezige gegevens als bedoeld in artikel 43, eerste lid en artikel 70, eerste lid van de Wet.

Toelichting
Ingevolge artikel 8, eerste lid, onder a van de Wet gewasbeschermingsmiddelen en biociden, stelt het College een bestuursreglement vast waarin de werkwijze van het college en de taakverdeling tussen de leden wordt geregeld. Met dit reglement wordt uitvoering gegeven aan deze bepaling.
 
Artikel 9
Dit artikel regelt in het eerste lid dat de vergaderingen van het College besloten zijn. De wet schrijft geen openbaarheid van vergaderingen van het College voor. Beraadslaging en
besluitvorming over aanvragen tot toelating van een gewasbeschermingsmiddel of biociden dan wel andere aanvragen ingevolge de wet, betreffen veelal commercieel gevoelige informatie die op grond van de artikelen 43 en 70 van de wet vertrouwelijk wordt behandeld.
In het verlengde hiervan is in het tweede lid geregeld dat de vergaderverslagen en de agendastukken, zoals
vastgesteld en aangepast naar aanleiding van de besluitvorming, openbaar zijn voor zover de in deze verslagen
en stukken bevatte informatie voor wat betreft gewasbeschermingsmiddelen op grond van artikel 43, leden 2, 3 en 4, van de wet en voor wat betreft biociden op grond van artikel 70, leden 2, 3 en 4, van de wet, niet vertrouwelijk worden behandeld.

Artikel 15
Het College kan op grond van dit artikel taken verdelen onder de leden van het College. Hierbij kan gedacht worden aan het onderhouden van contacten met de pers en het voeren van overleg met belanghebbenden.

Artikel 26
De besluiten die door het College aan de secretaris zijn gemandateerd zijn genoemd in bijlage I bij dit Besluit Reglement voor de werkwijze van het Ctgb. De vaststelling van beleidsregels en het uitvaardigen van richtlijnen zijn bevoegdheden die niet door het College zijn gemandateerd.
 
Artikel 28 en 29
De jaarlijks door het college vast te stellen en door Onze Minister goed te keuren begroting is de begrenzing van de mogelijkheden om rechtshandeling te verrichten. De interne maandelijkse rapportages, de kwartaalrapportages en het jaarverslag bieden controle en sturingsmogelijkheden.
 
Artikel 31
De in dit lid genoemde procedure vloeit voort uit artikel 4, lid 3 van de wet dat voorschrijft dat het College voorzieningen treft waardoor personen en instellingen, die met het College in aanraking komen, in de gelegenheid worden gesteld voorstellen tot verbetering van werkwijzen en procedures te doen. Hiermee wordt uitvoering gegeven aan de behoefte om goed inzicht te krijgen in de belangen die betrokken zijn bij de vast te stellen werkwijzen, procedures of uitvoeringsregels en daarmee op zorgvuldige wijze rekening te houden.

Het begrip belanghebbende maatschappelijke organisaties ziet op direct belanghebbende organisaties in de maatschappelijke omgeving van het Ctgb. Hierbij zijn onder meer de volgende organisaties te onderscheiden: belangenverenigingen van bedrijven die gewasbeschermingsmiddelen en biociden op de markt brengen (bijvoorbeeld NEFYTO en het Platform Biociden), land- en tuinbouworganisaties (bijvoorbeeld LTO) en milieuorganisaties (bijvoorbeeld Stichting Natuur en Milieu) die zich voor wat betreft hun doelstellingen (mede) op gewasbeschermingsmiddelen en/of biociden richten alsmede consumentenorganisaties (bijvoorbeeld de Consumentenbond). Het kan voorkomen dat een te nemen besluit over werkwijzen en procedures ook andere organisaties raakt. Daarom zal het College per geval apart bezien of er andere belanghebbenden zijn waarvan de zienswijze relevant voor het te nemen besluit kan worden geacht.

Een organisatie wordt als direct belanghebbend aangemerkt als deze een maatschappelijk belang met betrekking tot het op de markt brengen en het gebruik van gewasbeschermingsmiddelen en/of biociden vertegenwoordigt. Daarnaast dient het door een organisatie te vertegenwoordigen belang in het algemeen landelijk gedragen te worden en voorts van dien aard te zijn dat met dit belang bij de besluitvorming over werkwijzen en procedures rekening dient te worden gehouden. In dit verband zal aansluiting gezocht worden bij de definitie van het begrip ‘belanghebbende’ in artikel 1:2 van de Algemene wet bestuursrecht en de daaraan in de jurisprudentie gegeven invulling.

Naast de identificatie door het Ctgb van organisaties die gelet op hun doelstelling op grond van de hierboven weergegeven criteria als direct belanghebbend aangemerkt kunnen worden, dient daarnaast sprake te zijn van een werkwijze of procedure die voor de betreffende organisatie van belang is.
De informatieplicht ziet op voorstellen die betrekking hebben op werkwijzen en procedures. Deze voorstellen hebben naar hun aard een algemene strekking. Voorstellen met betrekking tot individuele aanvragen zijn derhalve van deze bepaling uitgesloten.

Achterliggende gedachte van de informatieplicht en de verplichting om met ingebrachte zienswijzen rekening te houden, vormt het actief betrekken van de maatschappelijke omgeving bij de ontwikkeling van de organisatie en de kwaliteit van de diensten. De zorg voor de uitvoering van de verplichting is in het derde lid aan de secretaris opgedragen. De keuze voor specifieke instrumenten kan per onderwerp variëren. De te hanteren instrumenten zullen vooral inhouden het regulier informeren van de belanghebbende maatschappelijke organisaties, het gestructureerd vragen van een zienswijze van deze direct belanghebbende maatschappelijke organisaties alsmede het voeren van overleg met direct belanghebbende maatschappelijke organisaties. De zienswijzen kunnen zowel schriftelijk als mondeling worden ingebracht.

Uit: Staatscourant 7 december 2007, nr. 238 / pag. 12