Verkorten doorlooptijden: aanpassing intakeproces gewasbeschermingsmiddelen

Het Ctgb heeft de ambitie om voor aanvragen voor gewasbeschermingsmiddelen de doorlooptijden te verkorten en de ontstane achterstand weg te werken. We liggen op schema om aanvragen die in 2019 binnenkomen, af te handelen binnen de wettelijke termijnen (zie voor nadere toelichting het werkplan 2018). Een van de maatregelen om dat te kunnen realiseren is een kritische analyse van de aanvraagprocessen en optimalisering van de processen waar mogelijk. De processtap waar in dit kader vooral winst te behalen is, is het intakeproces. Aanpassingen daarin zullen naar verwachting in september of oktober ingaan. De precieze datum zullen we zodra die bekend is publiceren op de website.

We zijn met een frisse blik opnieuw aan de tekentafel gaan zitten en hebben bekeken hoe we het intakeproces kunnen optimaliseren. Ook zijn twee Ctgb-ers te rade gegaan bij onze collega’s in Engeland, waar ze nu ruim een jaar met een nieuw intakeproces werken. Terugblikkend werd duidelijk dat het huidige intakeproces veel goede elementen bevat die we willen behouden. Het grootste knelpunt is de gemiddelde duur van het intakeproces voor zonale aanvragen waarvoor we rapporteur zijn (voor de kort-cyclische aanvragen zoals wederzijdse erkenningen en concerned member state-aanvragen verloopt het intakeproces over het algemeen veel sneller, maar ook daar is wat winst te behalen). In veel gevallen bieden we de aanvrager tot op heden een relatief lange hersteltijd. Daardoor wordt er vaak nog behoorlijk veel aan het dossier toegevoegd, wat niet zou moeten tijdens deze administratieve fase van het aanvraagproces. De tijdwinst zit dan ook met name in het terugbrengen van de herstelmogelijkheden tot dat wat past bij deze fase van het aanvraagproces en een strakkere sturing van het interne intakeproces. Het gesprek over het dossier dient gevoerd te worden vóór indienen, dus in de pré-aanvraagfase. Een strakkere sturing op het interne intakeproces betekent ook dat het Ctgb een aanvraag direct bij binnenkomst (en betaling) oppakt. De cultuur van openheid en overleg met aanvragers zal overigens blijven.

Meer in detail

De aanvrager is geheel verantwoordelijk voor het aanleveren van een goede aanvraag met een volledig dossier. Het Ctgb ondersteunt dit door op een toegankelijke en heldere manier aan te geven aan welke eisen een dossier moet voldoen. Dit betekent dat, zoals nu al het geval is, op de website naast de huidige algemene instructie, de evaluation en de registration manual, ook een lijst met aandachtspunten is gepubliceerd. Op deze lijst staan punten waarvan het Ctgb uit ervaring weet dat dossiers regelmatig ontoereikend zijn en die in de intake- en beoordelingsfase vaak leiden tot vragen naar meer informatie. De Ctgb-beoordelaars kijken tijdens de intake met name of deze aandachtspunten voldoende zijn geadresseerd in het dossier en dat blijft zo. De intake is dus geen toets op volledigheid van het dossier en wordt dat ook niet. Immers, een volledig dossier is de verantwoordelijkheid van de aanvrager. Naast de informatie op de website biedt het Ctgb ondersteuning in het pre-aanvraagtraject middels RFM’s en PSM’s. Het Ctgb adviseert aanvragers om gebruik te maken van het pre-aanvraagtraject.

Het aangepaste intakeproces ziet er als volgt uit:

  • Aanvraag is binnen en betaald
  • WG/GAP check door beoordelaars werkzaamheid. Hier staat 1 week voor. Tegelijkertijd controleert het Ctgb of het dossier administratief volledig is. Het gaat om de controle op vereiste documenten. Ter illustratie voor een zonale aanvraag: onder andere het aanvraagformulier, dRR’s + nationale addenda, Part A en Part C, letter of Access indien relevant
  • 1 keer 1 week hersteltijd voor WG/GAP en administratieve toets
  • Intake door de aspecten gedurende 2 weken om te toetsen of het dossier ontvankelijk is
  • 1 keer 2 weken hersteltijd
  • Conclusie of aanvraag ontvankelijk is of niet
Flow chart intakeproces

Als WG en/of GAP na de hersteltijd niet helder en consistent zijn of als het dossier na de verdere intake en hersteltijd niet beoordeelbaar blijkt te zijn (oftewel, het dossier is onvoldoende op één of meerdere aandachtspunten waarop het dossier wordt bekeken in de intake), dan is de aanvraag niet ontvankelijk. Dit betekent dat de aanvraag niet verder in behandeling wordt genomen en de aanvrager na het aanvullen van het dossier de aanvraag op elk moment opnieuw kan indienen.