Algemene instructie

Uit het wettelijk kader vloeit voort dat voor een aanvraag voor toelating van een gewasbeschermingsmiddel gebruik gemaakt moet worden van het toepasselijke aanvraagformulier dat door het Ctgb is vastgesteld. De algemene instructie zet voor aanvragers op een zo toegankelijk mogelijke wijze uiteen hoe een aanvraag moet worden ingediend en aan welke algemene vereisten deze moet voldoen.

Algemene instructie

Aanvragers

Een aanvrager voor toelating van een gewasbeschermingsmiddel is fabrikant van het middel, of een bedrijf dat deze productie uitbesteedt  aan een andere partij, of een partij  die namens fabrikant is gemachtigd.

Voor sommige aanvraagtypes,  kunnen ook derden een aanvraag voor toelating of wijziging van een middel indienen.
Derden die een aanvraag van kleine toepassingen of een vergunning voor parallelhandel (art. 52) kunnen indienen, zijn:

  1. officiële of wetenschappelijke instanties die betrokken zijn bij landbouwactiviteiten
  2. professionele landbouworganisaties, en/of
  3. professionele gebruikers

Derden die een aanvraag voor toelating van gewasbeschermingsmiddelen kunnen indienen door wederzijdse erkenning (art. 40; wanneer een gewasbeschermingsmiddel in een lidstaat niet is toegelaten omdat in die lidstaat geen aanvraag voor toelating is ingediend), zijn:
1.    officiële of wetenschappelijke instanties die betrokken zijn bij landbouwactiviteiten
2.    professionele landbouworganisaties

Aanvragen

Een aanvraag voor toelating van gewasbeschermingsmiddelen bestaat uit een aanbiedingsbrief, een aanvraagformulier en indien van toepassing bijlagen:

  • Een papieren versie hoeft uitsluitend te worden ingediend van het ondertekende aanvraagformulier, en wanneer gegevens van derden worden gebruikt voor de aanvraag, een getekende ‘Letter of Access’ (LOA).
  • Op een CD-ROM of DVD worden ingediend een aanbiedingsbrief, het aanvraagformulier en bijlagen voor de aanvraag, in de vorm van een CADDY dossier (één kopie), bij voorkeur CADDY XML.
    Informatie over het overzetten van documenten in CADDY-format, kunt u vinden op ECPA's website eSubmission.ecpa.eu..
    Bestanden die niet via CADDY zijn ingediend, moeten aan de volgende eisen voldoen: bestanden alleen in Microsoft Word, Microsoft Excel of PDF (Acrobat).

    Label de CD-ROM / DVD met middelnaam, aanvraagtype en indien bekend het aanvraagnummer (bijvoorbeeld middel X, 20140122 AG). Zorg ervoor dat alle bestanden logische namen hebben bijvoorbeeld: “aanbiedingsbrief”, “aanvraagformulier”, “wettelijk gebruiksvoorschrift/gebruiksaanwijzing(WGGA)”.

Een aanvraag stuurt u naar ons postadres: College voor de Toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden (Ctgb), Postbus 8030, 6710 AA  EDE.

Middelnamen

De naam van een gewasbeschermingsmiddel of biociden mag niet verwarrend zijn voor de consument. Een paar criteria hiervoor zijn:

  • de naam van het middel mag niet verwarrend zijn;
  • de uitgesproken naam van het middel mag niet verwarrend zijn;
  • de naam van het middel mag niet misleidend zijn met betrekking tot de gevaren / risico's van het middel;
  • de naam van het middel mag geen verwarring veroorzaken over de samenstelling van het product;
  • er moet een duidelijk onderscheid zijn tussen de middelnaam en de reguliere naam van de werkzame stoffen of hoe de werkzame stof werkt.

In geval van twijfel, neemt het College een beslissing. Deze informatie is te vinden in de beleidsregel Naamgeving toegelaten biociden en gewasbeschermingsmiddelen (Staatscourant 2016, nr 54661).

Afwijkende eisen voor administratieve en kleine wijzigingen

Voor administratieve en kleine wijzigingen wijken de eisen enigszins af. Hieronder volgen de aanvraagtypen en de manier waar de aanvraag moet worden ingediend.

- Nieuwe en verandering van een afgeleide toelating
- Nieuwe en verandering van vergunning voor parallelhandel
- Mineure wijziging en intrekking toepassingen
- Veranderde productieproces werkzame stof
- Verzoek om inlichtingen over dierproeven

 

De aanvraag moet zowel op papier als CD-ROM/DVD worden ingediend. Wij accepteren Microsoft Word, Microsoft Excel, PDF (Acrobat). Caddy format is niet nodig.
Label de CD-ROM/DVD met middelnaam, indien bekend aanvraagnummer en aanvraagtype (bijvoorbeeld 20140122 AG). Zorg ervoor dat alle bestanden logische namen hebben bijvoorbeeld “aanbiedingsbrief”, “aanvraagformulier”, “Wettelijk Gebruiksvoorschrift (WG)”.
NB:
Voor dit type kleine aanvragen is een aanbiedingsbrief  niet nodig.

Export certificaat De aanvraag kan op papier en digitaal worden ingediend. Caddy format is niet nodig.

- Proefontheffing
- Toevoegingstof

De aanvraag moet zowel op papier als CD-ROM/DVD worden ingediend. Caddy format is niet nodig
Label de CD-ROM/DVD met middelnaam, indien bekend aanvraagnummer en aanvraagtype (bijvoorbeeld 20140122 AG). Zorg ervoor dat alle bestanden logische namen hebben bijvoorbeeld “aanbiedingsbrief”, “aanvraagformulier”, "Wettelijk Gebruiksvoorschrift (WG)”.
Gebruik hiervoor alleen Word documenten.

- Wijziging naam toegelaten middel - Wijziging naam toelatinghouder en/of adres en/of plaats
- Overschrijving toelatingen op ander bedrijf
- Intrekking toelating
- Wijziging productieproces middel

De aanvraag moet op papier worden ingediend. (Wij vereisen geen digitale versie).

Informatie over betaling

Na ontvangst van uw aanvraag, stuurt het Ctgbg u een bevestigingsbrief en factuur. A.u.b. uw betaling voldoen aan de hand van de factuur (dus niet overuit). De behandeling van uw aanvraag wordt gestart, nadat de factuur is voldaan.

Automatische incasso van facturen

Het Ctgb adviseert aanvragers om een automatische incasso ten behoeve van Ctgb-facturen te regelen. Deze betaling maakt gebruik van de Europese opvolger van het nationale systeem voor automatische incasso: Euro-incasso. Door het regelen van automatische incasso van uw facturen hoeft u zich geen zorgen meer te maken over tijdige betaling en verminderen we uw administratieve lasten. U behoudt steeds de controle over uw eigen bankrekening en u kunt vooraf automatische incasso's annuleren of de betaling achteraf weer intrekken.

Mocht u ervoor kiezen om uw Ctgb-facturen via Europese incasso te betalen, neemt u dan contact op met onze afdeling Finance & Control. Zij zullen dan de procedurele stappen en de nodige contracten met u doornemen.

Voertaal

Als onderdeel van de Nederlandse rijksoverheid communiceert het Ctgb in het Nederlands. Zo zijn bijvoorbeeld de besluiten van het College in het Nederlands opgesteld en worden bezwaar- en beroepsprocedures afgewikkeld in het Nederlands.

British English is de voertaal tussen de EU-lidstaten. Zo moet het (draft) Registration Reports (RR) altijd in het Engels worden opgesteld. Dit om de uitwisseling van evaluaties en beoordelingen tussen de EU-lidstaten te vergemakkelijken.