Intake gewasbeschermingsmiddelen

Bij indienen van het dossier start Ctgb met het intakeproces van de aanvraag. Schematisch ziet dit er als volgt uit.

Intake proces gewasbeschermingsmiddel

Bij de administratieve toets controleert het Ctgb of de stukken geleverd zijn die conform het aanvraagformulier ingediend moeten worden. Vervolgens controleert het Ctgb het ingediende wettelijk gebruiksvoorschrift (WG) en de geleverde tabel Goed landbouwkundig gebruik (GAP tabel).

Indien de aanvraag administratief compleet is en er zijn geen onduidelijkheden over het WG en de GAP beginnen de aspecten met hun intake toets.  In de intake toets wordt aan de hand van de aandachtspuntenlijst per aspect bekeken of de aanvraag van voldoende kwaliteit is en alle elementen bevat die nodig zijn om de aanvraag te kunnen beoordelen.

Lijst met aandachtspunten

Deze aandachtspunten zijn punten die in de beoordelingsfase vaak leiden tot het opvragen van verdere informatie en dienen als eerste leidraad. De aandachtspuntenlijst wordt op basis van ervaringen van beoordeelde dossiers jaarlijks ge-update. Het verdient aanbeveling om uw dossier voor indiening te toetsen aan deze aandachtspunten om daarmee uw dossier te optimaliseren. De verdere afwikkeling hangt af van de mate waarin aandachtspunten zijn behandeld:

  • Indien het dossier van voldoende kwaliteit is en alle elementen bevat die nodig zijn om de aanvraag te kunnen beoordelen, zal dit aan de aanvrager gemeld worden met een inschatting van de beoordelingskosten (aanvragen op basis van nacalculatie) of een factur voor de beoordelingskosten (aanvragen op basis van vast tarief) en zal de intake afgerond worden.

  • Indien er in het dossier punten onduidelijk of onvolledig behandeld zijn, krijgt de aanvrager de lijst met verzochte extra informatie en zal de aanvrager verzocht worden om extra informatie te leveren.

De aandachtspuntenlijst is niet uitputtend. Ook bij aanvragen die aan alle aandachtspunten voldoen kan extra informatie nodig zijn voordat deze alle elementen bevat die nodig zijn om met de beoordeling te kunnen starten.

Termijnen voor aanvullende informatie in de intake fase:

Ctgb heeft het intake proces aangepast om de doorlooptijden voor het afhandelen van een dossier te verkorten. Tijdens de intake wordt de focus hoofdzakelijk op de beoordeelbaarheid van het dossier gericht. Een dossier dat volledig is en consistent is opgebouwd is goed beoordeelbaar.
Als tijdens de intake blijkt dat essentiële onderdelen ontbreken wordt de aanvrager in de gelegenheid gesteld om in een beperkte tijd het dossier aan te vullen. Als na de hersteltijd nog steeds essentiële onderdelen ontbreken, dan  is de aanvraag niet-ontvankelijk. Aanvrager kan vervolgens, indien gewenst, het dossier aanpassen en opnieuw indienen.

De hersteltermijnen zijn vast gesteld in het Bestuursreglement toelatingsprocedure gewasbeschermingsmiddelen en biociden Ctgb 2018. Indien bij de aanvraag niet de vereiste gegevens zijn ingediend, wordt de aanvrager in de gelegenheid gesteld om deze gegevens alsnog in te dienen, gedurende een termijn van:

  1. één week voor het aanleveren of voor het aanvullen van het wettelijk gebruiksvoorschrift dan wel van de tabel Goed landbouwkundig gebruik; (WG en GAP).
  2. twee weken voor het aanleveren van ontbrekende gegevens in het dossier dan wel om evident onbruikbare gegevens van de aanvraag te vervangen.

Deze termijnen kunnen alleen worden verlengd indien het gebrek niet aan de aanvrager is toe te rekenen dan wel niet voor risico van de aanvrager behoort te komen.

Maak gebruik van onze pre-aanvraag instrumenten!

Ervaring leert dat aanvragers soms veel tijd nodig hebben om vragen uit de intake te beantwoorden. Vanaf 1 januari 2019 zijn hiervoor de termijnen gewijzigd. Maak daarom vooral gebruik van onze pre-aanvraag instrumenten zoals Request for meeting (RFM) en Pre-submission meeting (PSM) om uw dossier op onduidelijkheden te controleren. Het Ctgb kunt u ook vooraf raadplegen om u te helpen bij het opstellen van de juiste WG en GAP voor uw aanvraag middels een verzoek via de Servicedesk.

Intake Renewal aanvragen art. 43.

Omdat de gevolgen van data gaps in het dossier van een art. 43 renewal aanvraag groot kunnen zijn voor in Nederland bestaande toelatingen én in geval van een zonale aanvraag voor de gehele zone de aanvrager geen gelegenheid heeft om een nieuwe aanvraag art 43 in te dienen, kan het Ctgb voor deze aanvragen bij uitzondering aangepaste hersteltermijnen hanteren. Deze verlenging wordt alleen case-by-case toegepast na overleg met de projectleider. De verlenging zal bij art.43 aanvragen slechts beperkt kunnen zijn vanwege de korte wettelijke termijnen.  Om zoveel mogelijk hiaten in het dossier van te voren te dichten wordt aanvragers van art. 43 renewals zeer dringend aangeraden om tijdens de voorbereiding van het dossier gebruik te maken van de mogelijkheden voor een RFM en PSM in het pre-aanvraagtraject. Zie ook onze informatie over renewal (alleen in het Engels).