Check of uw toelating klaar is voor publicatie in de ECHA-biocidendatabank

Toelatingshouders hebben de verantwoordelijkheid informatie te verschaffen over hun biociden. Zoals over de eigenschappen (risico's), classificatie en etikettering, toegestaan gebruik en risicobeheersingsmaatregelen. Bij het Ctgb is deze informatie te vinden in de toelatingendatabank. Vanaf november gaat ook het Europees agentschap voor gevaarlijke stoffen (ECHA) deze informatie eenvoudig en eenduidig vindbaar maken via zijn centrale databank. Het weegt daarbij de verspreiding van informatie voor het grote publiek af tegen het recht van ondernemingen om vertrouwelijke zakelijke informatie te beschermen. Wilt u daarom in R4BP controleren of er geen documenten met vertrouwelijke gegevens zijn aangemerkt als publiek toegankelijk? Als u dit voor 1 november doorgeeft aan het Ctgb, wordt dit kosteloos aangepast.

ECHA is een disseminatieproject begonnen waarbij het conform BPR artikel 76.1.g bestaande, toelatingspecifieke informatie beschikbaar gaat maken via uitbreiding van zijn online databank, die momenteel nog zeer beperkt informatie biedt. De ECHA- en Ctgb-databank zullen daarna voor een groot deel overeenkomen. Het verschil is dat ECHA zich beperkt tot biociden die vallen onder de Europese wetgeving (de biocidenverordening) terwijl in de Ctgb-toelatingendatabank ook informatie te vinden is over toelatingen van gewasbeschermingsmiddelen, en biociden onder overgangsrecht.

Wat wordt opgenomen in de ECHA databank voor biociden?

In november 2018 zal de uitgebreide ECHA-biocidendatabank worden gelanceerd voor de reguliere toelatingstypen ‘NA’ en ‘SA’/‘SN’. Voor toelatingen van de Unie kan dat zelfs al eerder. Van elke toelating zullen de volgende documenten worden gepubliceerd:

  • SPC (afgerond of bijgewerkt na 01-01-2016);
  • PAR (alleen het niet-vertrouwelijke deel);
  • Besluit(en) zoals het toelatingsbesluit;
  • Alleen relevant voor een toelating van de Unie: BPC opinie.

Hoe kunt u bijdragen aan de goede verspreiding van informatie?

Uiteraard voert ECHA haar wettelijke taak met grote zorgvuldigheid uit. U kunt de niet-Nederlandstalige ECHA medewerkers hierbij ondersteunen. Als toelatingshouder wordt u verzocht uw eigen toelatingen in R4BP te controleren. Er zijn in R4BP 3 machtigingsniveaus (‘acces levels’): ‘public’, ‘restricted’ of ‘restricted for authorities’. Alleen documenten van de eerste categorie komen in aanmerking voor publicatie. Alle documenten met vertrouwelijke informatie dienen de machtiging ‘restricted’ of ‘restricted for authorities’ te hebben. De te publiceren documenten:

  • moeten beschikbaar en volledig zijn (dus ook geen ‘dummy’-xml zonder inhoud, of onvolledige documenten);
  • de documentnaam moet in overeenstemming zijn met de inhoud;
  • deze documenten mogen geen vertrouwelijke informatie bevatten;
  • en de documenten (met name het SPC) moeten van de laatste versie zijn.

Let op: R4BP is een beveiligde omgeving. Dat geldt expliciet niet voor de ECHA databank. Documenten met het machtigingsniveau ‘public’ worden in november zonder meer gepubliceerd. Het is dus in uw belang om eventuele onvolledige documenten, documenten met het verkeerde machtigingsniveau, enzovoort nu op te sporen.

Wat kunt u doen als u een fout opmerkt?

U wordt verzocht om fouten zoals beschreven in de voorgaande alinea te melden op de volgende manier:

  1. Als u documenten mist of als u een dummy tegenkomt: om de essentiële informatie over uw toelating te vervolledigen, dient u per e-mail het volledige SPC aan te leveren in het bestandstype xml, waarin alle relevante velden gevuld zijn. Daarnaast voegt u een identieke pdf-versie bij, waaruit duidelijk blijkt, bijvoorbeeld dankzij markering, welke correcties zijn aangebracht. Wilt u uw e-mail sturen naar post@ctgb.nl onder vermelding van ‘A. Echa dissemination geen/dummy document <middelnaam>’. Voor een ontbrekende of incomplete PAR en/of toelatingsbesluit doet u hetzelfde. Dan volstaat de pdf-versie.
  2. Als de documentnaam niet in overeenstemming is met de inhoud: neem contact op met het Ctgb via post@ctgb.nl onder vermelding van ‘B. Echa dissemination wijziging documentnaam <middelnaam>’ en stel een correcte bestandsnaam voor.
  3. Als een document het verkeerde machtigingsniveau heeft: als u van mening bent dat de machtiging momenteel verkeerd staat geregistreerd in R4BP, dat wil zeggen openbare documenten staan op ‘restricted’ of vertrouwelijke informatie staat op ‘public’, wijs dan het Ctgb hierop via post@ctgb.nl onder vermelding van ‘C. Echa dissemination machtigingsniveau <middelnaam>’. Elke toelating hoort een toelatingsbesluit, SPC en PAR zonder vertrouwelijke informatie te hebben. Geldt dat niet voor uw toelating, stuur dan twee versies naar het Ctgb: één met en één zonder de vertrouwelijke informatie, waarbij u de eerste duidelijk markeert. Onderbouw hierbij waarom de betreffende informatie vertrouwelijk is.
  4. De meest actuele versie van uw SPC staat in de Ctgb-databank. Als de versie in R4BP niet in overeenstemming is met de toelating die het Ctgb heeft afgegeven, neem dan contact op met het Ctgb via post@ctgb.nl onder vermelding van ‘D. Echa dissemination versie SPC <middelnaam>’.

Het Ctgb maakt vervolgens voor u een administratieve aanvraag aan in R4BP en herstelt de fout.

Als u vóór 15 oktober 2018 reageert, zijn er geen kosten verbonden aan de herstelacties, ongeacht de categorie.

Reguliere wijzingen, zoals het toevoegen van een productielocatie of intrekken van een gebruik, vallen buiten het ECHA-disseminatieproject. U kunt deze aanvragen via de normale procedures.

Twee databanken naast elkaar

Ondanks de gedeeltelijke overlap blijven – in ieder geval de komende jaren – zowel de ECHA- als Ctgb-databank naast elkaar bestaan. U doet er dus goed aan om ook de beschikbare informatie over uw toelatingen op de Ctgb-website te controleren, zodat uw klanten en andere websitebezoekers correct worden geïnformeerd.